LUPAHALLINNON VALOKUVAPALVELIMEN KÄYTTÖOHJE

1. Mikä on lupahallinnon valokuvapalvelin

Lupahallinnon valokuvapalvelin on tietojärjestelmä, jonka kautta passivalokuvat voidaan toimittaa poliisille ja Maahanmuuttovirastolle suoraan sähköisessä muodossa.

Palvelu toimii lyhyesti kuvattuna seuraavasti. Kuvaaja ottaa kuvan digitaalisesti ja kirjautuu lupahallinnon valokuvapalvelimelle. Hän syöttää kuvan järjestelmään ja tarkistaa sen laadun apuviivojen ja suuntaa-antavan automatiikan avulla. Jos kuva täyttää vaatimukset, kuvaaja syöttää sen eteenpäin. Järjestelmästä annetaan asiakkaalle kuvakuitti, jonka avulla virkailija löytää kuvan valokuvapalvelimelta, kun asiakas saapuu poliisin lupapisteeseen jättämään hakemustaan. Lupavirkailija hyväksyy tai hylkää kuvan oman arvionsa perusteella ja antaa yksilöidyn sähköisen palautteen, joka ilmestyy näkyviin syötetyn kuvan kohdalle kuvaajan käyttäjätilille.

Valokuvapalvelimelle syötetyn kuvan voi tällä hetkellä liittää seuraavien lupatyyppien hakemuksiin (huom. ajokorttihakemukseen ei voi):

  • passi
  • henkilökortti (pois lukien väliaikainen henkilökortti)
  • järjestyksenvalvojakortti
  • vartijakortti ja väliaikainen vartijakortti
  • turvasuojaajakortti
  • aseenkäsittelylupa
  • ulkomaalaisasiat (oleskelulupa, oleskelulupakortin uusiminen, EU-kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortti, muukalaispassi, pakolaisen matkustusasiakirja)

Tarkoituksena on, että ennen pitkää kaikkien lupa-asiakirjojen kasvokuvat voi toimittaa poliisille lupahallinnon valokuvapalvelimen kautta.

2. Kuka voi käyttää lupahallinnon valokuvapalvelinta

Laissa ei ole rajattu, kuka voi ottaa passikuvia, joten lupahallinnon valokuvapalvelinta voivat käyttää sekä yksityiset henkilöt että valokuva-alan yritykset. Kuvan syöttäminen edellyttää käyttäjän vahvaa sähköistä tunnistusta ja käyttäjätilin avaamista.

Vahvaa sähköistä käyttäjäntunnistusta käytetään vain kuvan syöttäjän tunnistamiseen, ei kuvassa olevan henkilön. Lupahakemuksen vastaanottava viranomainen varmistaa hakemusta jätettäessä, että annettu kuva esittää hakijaa.

Lupahallinnon valokuvapalvelimelle ei saa syöttää valokuvia, joita ei ole tarkoitettu lupahakemuksen liitteiksi, eikä kuvaan saa liittää vääriä henkilötietoja. Mitään kuvaa ei saa syöttää ilman kuvassa esiintyvän henkilön suostumusta. Ennen kuvan syöttämistä kuvaajan on tutustuttava perusteellisesti poliisin valokuvaohjeisiin ja varmistettava, että kuva täyttää niissä annetut vaatimukset. Väärinkäyttötapauksissa käyttäjäoikeudet voidaan evätä.

3. Käyttäjätilin luominen

Käyttäjätilin luominen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistusta. Yksityishenkilön tunnistukseen käytetään Vetumaa (pankkitunnuksia tai mobiilivarmennetta) ja yritysten tunnistukseen verohallinnon Katso-tunnisteita. Katso-palvelussa on lupahallinnon valokuvapalvelinta varten oma profiili, jonka yrityksen Katso-pääkäyttäjä voi liittää valitsemiinsa alitunnisteisiin.

Lupahallinnon valokuvapalvelimella ei ole omaa tunnushuoltoa. Kaikki Katso-tunnuksiin liittyvät asiat, mukaan lukien unohtuneiden salasanojen uusimiset, hoidetaan Katso-palvelun kautta.

Katso-tunnusten käyttäjä voi muokata Omat tiedot -välilehdellä kuvakuittiin tulostuvaa kuvaamon nimeä sekä lisätä yrityksen alaisia kuvaamoja julkiseen kuvaamoluetteloon.

Jos samassa yrityksessä työskentelee useita kuvaajia, heidän nimensä voi lisätä saman tunnuksen alle. Tällöin kullekin syötettävälle kuvalle voi merkitä eri kuvaajan ilman, että valokuvapalvelimelta tarvitsee kirjautua välillä ulos, ja näin yritykselle kertyy hyödyllistä kuvaajakohtaista tilastotietoa. Yritys voi halutessaan merkitä tunnukselle vain yhden kuvaajanimen, jota kaikki kuvaajat käyttävät yhdessä. Kuvaajat voi nimetä miten tahansa, esimerkiksi koko nimellä, etunimellä tai lempinimellä.

Kaikilla nimetyillä kuvaajilla on alussa oletusarvona, että kuvat syötetään ohjatusti. Tämä tarkoittaa sitä, että kuvan syöttö on jaettu vaiheisiin, joissa kuvaohjeen vaatimukset käydään tarkistuslistojen avulla kohta kohdalta läpi. Edistyneessä kuvansyötössä tällaisia välivaiheita ei ole. Omat tiedot -sivulla voi muuttaa kuvaajien tietoja ja vaihtaa ohjatun kuvansyötön tilalle edistyneen, välivaiheettoman syötön.

3.1 Katso-tunnuksen käyttöönotto

1. Perehdy ensin Verohallinnon Katso-ohjeisiin, erityisesti asiointipalvelujen käyttöönottoon ja roolien käyttöön. Ota sitten Katsossa käyttöön asiointipalvelu "Lupahallinnon valokuvapalvelin", jonka palveluntarjoaja on "Poliisihallinto". Kun asiointipalvelu on otettu Katsossa käyttöön, liitä siihen kuuluva rooli "Valokuvaaja" tunnukselle.

2. Luo tarvittaessa alitunniste ja liitä siihenkin Valokuvaaja-rooli, joka toimii käytännössä valtuutuksena käyttää Luppaa. Myös pääkäyttäjätunnuksella pitäisi käytön onnistua.

3. Kun olet ottanut oikean asiointipalvelun käyttöön Katsossa ja liittänyt tunnukseen Valokuvaaja-roolin, voit luoda käyttäjätilin Luppaan. Käyttäjätilin voi luoda vain, kun kirjautuu Luppaan Katso-pääkäyttäjätunnuksilla ja OTP-salasanalla (kertakäyttösalasana).

Kun tili on luotu, palvelimelle voi jatkossa kirjautua alitunnisteilla, joihin on liitetty Luppa-valtuutus, ja käyttää PWD- eli monikäyttösalasanaa. OTP-salasanaa voi käyttää jatkossakin, mutta PWD on kätevämpi, koska siinä voi käyttää pitkään samaa salasanaa.

4. Kuvan syöttäminen

Aloita kuvan syöttäminen painamalla etusivun painiketta Uusi kuva tai napsauttamalla Uusi kuva -välilehteä.

Description: Description: 1.png

Molemmat vaihtoehdot vievät samalle kuvansyöttösivulle, jossa on kenttiä kuvassa olevan henkilön tiedoille: etunimille, sukunimelle sekä henkilötunnukselle tai syntymäajalle.

4.1 Henkilötietojen syöttäminen

Kuvattava henkilö saa itse päättää, mitä tietoja hän antaa itsestään lupahallinnon valokuvapalvelimelle. Jos hän antaa henkilötunnuksensa, kuva löytyy automaattisesti eikä lupavirkailijan tarvitse etsiä sitä.

Kuvattavan henkilön ei kuitenkaan tarvitse antaa itsestään mitään tietoja. Tämä on erityisesti kaupallisten valokuvaajien syytä panna merkille: asiakasta ei voida vaatia antamaan henkilötietojaan tässä tarkoituksessa kuvaajalle. Lupahallinnon valokuvapalvelin antaa jokaiselle kuvalle yksilöllisen kuvatunnuksen, jonka avulla oikea kuva löytyy, vaikka asiakkaan nimeä tai muita henkilötietoja ei olisi kirjattu kuvan yhteyteen. Jos asiakas on tekemässä lupahakemustaan poliisin verkkopalvelussa, hänen on syötettävä kuvatunnus hakemuslomakkeeseen.

Valokuvaaja voi halutessaan järjestää kuvattavalle mahdollisuuden syöttää itse henkilötietonsa lupahallinnon valokuvapalvelimelle. Henkilötunnus ei näy enää sen jälkeen, kun kuva on syötetty järjestelmään. Nimi ja syntymävuosi näkyvät, jos asiakas on antanut ne, mutta nekin katoavat kuvaajan näkyvistä viikon kuluttua siitä, kun kuva on arvioitu.

Description: Description: 2.png

Jos asiakas haluaa antaa syntymäaikansa, syötä se samassa muodossa, jossa se on henkilötunnuksen alkuosassa. Esimerkiksi 1. tammikuuta 1970 kirjoitetaan muodossa 010170.

Jos asiakas ei anna itsestään mitään tietoja, kaikki edellä mainitut kentät jätetään tyhjiksi.

4.2 Kuvaajan ja kuvan valitseminen

Valitse seuraavaksi kuvaajan nimi pudotusvalikosta. Kuvaa ei voi syöttää valitsematta kuvaajaa. Hae sen jälkeen kuva painamalla Selaa-painiketta ja valitsemalla oikea kuvatiedosto. Napsauta tämän jälkeen selainikkunan oikeassa alanurkassa olevaa Seuraava-painiketta. Kuva siirtyy järjestelmään, mutta ei vielä kirjaudu sinne virallisesti.

Seuraava vaihe on erilainen riippuen siitä, onko nimetylle kuvaajalle valittu ohjattu vai edistynyt kuvansyöttö.

4.3 Ohjattu kuvansyöttö

Ohjatussa kuvansyötössä kaikki kuvavaatimukset käydään kohta kohdalta läpi tarkistuslistojen avulla. Samalla järjestelmä kertoo automaattisen laadunarvioinnin tulokset ja näyttää syötetyn kuvan. Kuvan yläpuolelta voi napsauttaa näkyviin apuviivat, joiden avulla tarkistetaan pään koko ja asemointi kuvassa.

Automaattinen laadunarviointi saattaa huomauttaa joistakin puutteista. Tällä hetkellä automatiikka arvioi vain kuvan vaaleuden/tummuuden, kasvojen valaisun tasaisuuden sekä kuvan terävyyden/rakeisuuden. Muut laatutekijät on arvioitava silmämääräisesti ja apuviivaston avulla. Automaattinen laadunarviointi on vain suuntaa antava apuväline, sillä se ei kata kaikkia laatuvaatimuksia eikä huomaa kaikkia virheitä. Se saattaa myös löytää virheitä sieltä, missä niitä ei ole. Kuvaaja päättää itsenäisesti, syöttääkö kuvan järjestelmään, ja vastaavasti lupavirkailija päättää, hyväksyykö syötetyn kuvan vai ei.

Kun kaikki tarkistuslistat on käyty läpi, voit viimeisessä vaiheessa päättää, syötätkö kuvan eteenpäin vai valitsetko uuden kuvan.

Description: Description:3.png

Pyydä asiakasta antamaan matkapuhelinnumeronsa, sähköpostiosoitteensa tai molemmat kuvakuitin lähettämistä varten. Kuitin avulla lupavirkailija löytää kuvan järjestelmästä silloinkin, kun asiakkaan henkilötietoja ei ole kirjattu kuvan yhteyteen, ja on tärkeää varmistaa, että se ei mene hukkaan.

Kun painat Lähetä kuva -painiketta, kuva kirjautuu virallisesti järjestelmään. Tässä vaiheessa kuvakuitti tulee näytölle, ja sen voi tulostaa paperille. Tulostettavan kuitin koko on oletuksena 10x15cm, mutta valintalistasta voi valita myös kuittitulostimelle sopivan koon, 80x72mm. Sähköiset kuitit menevät asiakkailta helposti hukkaan, joten on suositeltavaa antaa paperikuitti, vaikka se olisi lähetetty sähköisestikin.

Description: Description: 4.png

Kuvakuitti sisältää kuvan yksilöllisen tunnuksen numerona ja viivakoodina, kuvaamon nimen ja kuvausajankohdan sekä asiakkaan nimen, mikäli hän on antanut sen kuvaa syötettäessä. Lisäksi kuitissa on asiakkaalle ohjeita valokuvapalvelimelle syötetyn kuvan käyttöön.

4.4 Edistynyt kuvansyöttö

Edistyneessä kuvansyötössä siirrytään kuvan valinnan jälkeen suoraan näytölle, jossa annetaan yhteenveto automaattisen laaduntarkistuksen tuloksista, mahdollisuus kuvan vaihtamiseen sekä kentät matkapuhelinnumerolle ja sähköpostiosoitteelle kuvakuittia varten.

5. Lähetettyjen kuvien tarkastelu

Lähetetyt kuvat -välilehdellä on luettelo kaikista käyttäjätililtä lähetetyistä kuvista. Viimeksi syöttämäsi kuva näkyy listalla ensimmäisenä. Sen yhteydessä näkyy myös asiakkaan nimi, mikäli hän on antanut sen, kuvatunnus, kuvausajankohta ja kuvaajan nimi. Viimeisenä näkyy teksti "Ei arvioitu", eikä "Virkailija"-sarakkeessa ole vielä merkintää, mikäli asiakas ei ole vielä jättänyt hakemustaan käsiteltäväksi eikä kuvaa sen vuoksi ole vielä arvioitu.

Description: Description:5.png

Saapuessaan jättämään lupahakemustaan poliisin lupapalvelupisteeseen asiakas antaa kuvakuitin lupavirkailijalle. Mikäli asiakas on antanut henkilötunnuksensa, kuva löytyy sen avulla automaattisesti. Kuvatunnuksen avulla se löytyy joka tapauksessa, mikäli tunnus on tallella. Jos asiakas on hukannut kuvatunnuksen, virkailija voi etsiä kuvan valokuvapalvelimelta myös kuvaamon nimen tai kuvausajankohdan perusteella. Tässä vaiheessa hakua nopeuttaa jo sekin, jos asiakas on antanut vaikka vain pelkän etunimensä kuvan yhteyteen.

Jos asiakas tekee hakemuksensa verkossa, hänen täytyy syöttää kuvatunnus hakemukseensa. Kun hakemus tulee poliisin käsiteltäväksi, kuva löydetään kuvatunnuksen perusteella.

Löydettyään kuvan lupavirkailija tarkistaa ensin, että se esittää hakijaa vertaamalla sitä hänen kasvoihinsa ja/tai lupajärjestelmässä ennestään oleviin kuviin. Sen jälkeen hän arvioi kuvan laadun ja joko hyväksyy tai hylkää sen. Huomaa, että kuva voidaan hylätä, vaikka siitä ei olisi löytynyt puutteita automaattitarkastuksessa. Mikäli kuva hylätään, virkailija merkitsee hylkäyssyyt sähköiseen lomakkeeseen. Kun kirjaudut seuraavan kerran lupahallinnon valokuvapalvelimelle, näet kuvan kohdalla merkinnän hyväksynnästä tai hylkäyksestä. Jälkimmäisessä tapauksessa näkyvissä ovat myös hylkäyssyyt sekä virkailijan mahdollisesti lähettämät terveiset, jolloin voit panna ne merkille seuraavia kuvia varten. Viimeisessä sarakkeessa näkyy kuvan arvioineen virkailijan nimi.

Näet ottamasi kuvan käyttäjätililläsi viikon ajan virkailijan antaman laatupalautteen jälkeen, jolloin voit verrata kuvaa palautteeseen. Sen jälkeen kuva katoaa näkyvistä ja käyttäjätilillesi jää vain anonymisoitua tilastotietoa. Kuvia säilytetään lupahallinnon valokuvapalvelimella kuitenkin tätä pidempään, kuuden kuukauden ajan kuvan syöttämisestä lukien. Tänä aikana kuva on viranomaiskäyttäjän noudettavissa ja asiakas voi liittää sen eri hakemuksiinsa.

5.1 Lähetettyjen kuvien haku ja selailu

Lähetettyjen kuvien välilehdet tarjoavat erilaisia valmiita hakunäkymiä käyttäjätilin kuvatietoihin. Eri välilehtiä valitsemalla voit tarkastella pelkästään hyväksyttyjä kuvia, hylättyjä tai vielä arviointia odottavia. Yhdessä välilehdessä on hakutyökalu, jolla voit hakea kuvatietoja syntymäajan, etunimen, sukunimen, kuvausajankohdan, kuvatunnuksen, kuvaajan ja kuvan tilan (ei arvioitu, hyväksytty, hylätty) perusteella rajaten. Itse kuvan näkyminen riippuu siitä, kuinka pitkä aika sen arvioinnista on kulunut (ks. edellä).

Description: Description: 6.png

5.2 Tilastotiedot

Lupahallinnon valokuvapalvelin kokoaa tilastotietoa käyttäjätilin kautta syötetyistä kuvista ja niiden saamista laatuarvioista. Voit käyttää tilastotietoja oman kuvaustoimintasi kehittämiseen.

Tilastotiedot ovat Raportointi-välilehdellä. Näet sieltä hyväksyttyjen, hylättyjen ja arviointia vielä odottavien kuvien kokonaismäärät sekä tulokset valokuvaajittain edellisen kuukauden ajalta. Kunkin käyttäjätilille nimetyn kuvaajan kohdalla mainitaan syötettyjen kuvien määrä, hylkäysprosentti sekä kuvissa esiintyneiden puutteiden jakauma.

Description: Description: 7.png

6. Passikuvaohje, käyttöohje ja palaute

Passikuvavaatimukset ja valokuvapalvelimen käyttöohjeet on koottu omille välilehdilleen. Passikuvaohjeeseen on perehdyttävä tarkasti ennen kuvien syöttämistä valokuvapalvelimelle. Passikuvavaatimukset koskevat kaikkia lupatyyppejä, joiden kuvat toimitetaan valokuvapalvelimen kautta.

Palaute-välilehdellä annetaan sähköpostiosoite, johon voi lähettää passikuviin ja lupahallinnon valokuvapalvelimeen liittyviä kysymyksiä ja kommentteja.

7. Käyttäjätietojen muuttaminen

Omat tiedot -välilehdelle on koottu käyttäjätiliin liittyvän yrityksen tai henkilön yhteystiedot sekä luettelo tiliin liitetyistä nimetyistä kuvaajista. Tietoja muokataan painamalla kyseisen tietolaatikon Muokkaa-painiketta.

Julkinen kuvaamoluettelo -laatikossa voi lisätä tai poistaa kuvaamoja joiden halutaan näkyvän julkisessa kuvaamoluettelossa. Kuvaamoluettelon avulla sähköisten lupapalvelujen käyttäjät löytävät helposti kuvaamon, joka syöttää kuvan valokuvapalvelimelle.

Valokuvaajat-laatikossa voi lisätä ja poistaa kuvaajia sekä vaihtaa kuvaajakohtaisesti ohjatun kuvansyötön edistyneeksi tai toisinpäin.

Description: Description: 8.png

8. Kuvaamoluettelo

Kuvaamoluettelo-välilehdellä luetellaan valokuvaamot, jotka sitoutuvat syöttämään passikuvat lupahallinnon valokuvapalvelimelle asiakkaan niin halutessa. Passikuvat tarkoittavat tässä yhteydessä kaikkia passikuvamallisia kasvokuvia, jotka voidaan toimittaa poliisille lupahallinnon valokuvapalvelimen kautta. Valokuvapalvelimelle syötetyn kuvan voi tällä hetkellä liittää seuraavien lupatyyppien hakemuksiin (huom. ajokorttihakemukseen ei voi):

  • passi
  • henkilökortti (pois lukien väliaikainen henkilökortti)
  • järjestyksenvalvojakortti
  • vartijakortti ja väliaikainen vartijakortti
  • turvasuojaajakortti
  • aseenkäsittelylupa
  • ulkomaalaisasiat (oleskelulupa, oleskelulupakortin uusiminen, EU-kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortti, muukalaispassi, pakolaisen matkustusasiakirja)

Voit hakea kuvaamoja postinumeron, postitoimipaikan tai kaupungin/kunnan nimen perusteella, myös postinumeron alku tai postitoimipaikan/kaupungin/kunnan nimen osa riittää.

Käyttäjätilin haltija voi lisätä kuvaamonsa luetteloon tai poistaa ne sieltä Omat tiedot -välilehdellä