Lupahallinnon valokuvapalvelimen käyttöohje
1. Mikä on lupahallinnon valokuvapalvelin
Lupahallinnon valokuvapalvelin on tietojärjestelmä, jonka kautta passivalokuvat voidaan toimittaa poliisille ja Maahanmuuttovirastolle suoraan sähköisessä muodossa.
Palvelu toimii lyhyesti kuvattuna seuraavasti. Kuvaaja ottaa kuvan digitaalisesti ja kirjautuu lupahallinnon valokuvapalvelimelle. Hän syöttää kuvan järjestelmään ja tarkistaa sen laadun kuvaohjeen ja apuviivojen avulla. Jos kuva täyttää vaatimukset, kuvaaja syöttää sen eteenpäin. Järjestelmästä lähetetään tai tulostetaan asiakkaalle kuvakuitti, joka sisältää kuvan yksilöllisen kuvatunnuksen. Kuvatunnuksen avulla asiakas voi käyttää kuvaa sähköisessä asioinnissa ja virkailija löytää kuvan valokuvapalvelimelta käyntiasioinnissa. Lupavirkailija hyväksyy tai hylkää kuvan oman arvionsa perusteella ja antaa yksilöidyn sähköisen palautteen, joka ilmestyy näkyviin syötetyn kuvan kohdalle kuvaajan käyttäjätilille.
Valokuvapalvelimelle syötetyn kuvan voi tällä hetkellä liittää seuraavien lupatyyppien hakemuksiin:
- passi
- henkilökortti
- järjestyksenvalvojakortti
- vartijakortti ja väliaikainen vartijakortti
- turvasuojaajakortti
- aseenkäsittelylupa
- ulkomaalaisasiat (oleskelulupa, oleskelulupakortin uusiminen, EU-kansalaisen perheenjäsenen oleskelukortti, muukalaispassi, pakolaisen matkustusasiakirja)
Tarkoituksena on, että ennen pitkää kaikkien lupa-asiakirjojen kasvokuvat voi toimittaa poliisille lupahallinnon valokuvapalvelimen kautta.
Huomaa: ajo-oikeushakemuksiin ei voi liittää kuvaa suoraan lupahallinnon valokuvapalvelimelta. Traficom noutaa kuvia poliisin passi- ja henkilökorttirekisteristä, jonne kuva tallentuu vasta, kun sitä on käytetty passin tai henkilökortin myönnössä. Traficom ei siis hae kuvia lupahallinnon valokuvapalvelimelta. Lisätietoa ajo-oikeushakemuksista: www.traficom.fi
2. Kuka voi käyttää lupahallinnon valokuvapalvelinta
Laissa ei ole rajattu, kuka voi ottaa passikuvia, joten lupahallinnon valokuvapalvelinta voivat käyttää sekä yksityiset henkilöt että valokuva-alan yritykset. Kuvan syöttäminen edellyttää käyttäjän vahvaa sähköistä tunnistusta ja käyttäjätilin avaamista.
Vahvaa sähköistä käyttäjäntunnistusta käytetään vain kuvan syöttäjän tunnistamiseen, ei kuvassa olevan henkilön. Lupahakemuksen vastaanottava viranomainen varmistaa hakemusta jätettäessä, että annettu kuva esittää hakijaa.
Lupahallinnon valokuvapalvelimelle ei saa syöttää valokuvia, joita ei ole tarkoitettu lupahakemuksen liitteiksi, eikä kuvaan saa liittää vääriä henkilötietoja. Mitään kuvaa ei saa syöttää ilman kuvassa esiintyvän henkilön suostumusta. Ennen kuvan syöttämistä kuvaajan on tutustuttava perusteellisesti poliisin valokuvaohjeisiin ja varmistettava, että kuva täyttää niissä annetut vaatimukset. Väärinkäyttötapauksissa käyttäjäoikeudet voidaan evätä. Kuvan syöttäjän on käsiteltävä muiden henkilöiden kuvia ja muita mahdollisia henkilötietoja yleisten tietosuojaperiaatteiden mukaisesti.
Yksityishenkilö voi syöttää kuvia palvelimelle, mutta on syytä huomioida, että ilman valokuvaajan koulutusta, tiloja ja välineitä otettujen kuvien laatu on keskimäärin heikko. Yksityishenkilöiden ottamista kuvista joudutaan hylkäämään monikymmenkertainen osuus ammattilaisten ottamiin kuviin verrattuna. Etenkin matkapuhelimen kameralla otetuissa kuvissa on lähes aina optinen vääristymä ja virheellinen valaisu.
3. Käyttäjätilin luominen
Käyttäjätilin luominen edellyttää vahvaa sähköistä tunnistusta ja käyttöehtojen hyväksymistä. Tunnistukseen käytetään Suomi.fi-tunnistusta sekä yksityishenkilönä että yrityksen nimissä tunnistauduttaessa. Palveluun kirjaudutaan aina ikkunan oikeassa ylänurkassa olevasta Kirjaudu-painikkeesta. Yksityishenkilö valitsee sen jälkeen vaihtoehdon "Kirjaudu yksityishenkilönä" ja yrityskäyttäjä vaihtoehdon "Kirjaudu yrityksen nimissä". Kirjautumiseen käytetään aina Suomi.fi-tunnistuksen tukemia vahvan sähköisen tunnistuksen ratkaisuja, joita ovat tällä hetkellä pankkitunnistus, mobiilivarmenne ja henkilökortin sirulla oleva kansalaisvarmenne.
Lupahallinnon valokuvapalvelimelle yrityksen käyttäjätilin voi luoda vain käyttäjä, jolla on yrityksen nimenkirjoitusoikeus. Yrityksen nimissä tunnistautuvalle näytetään kirjautumisen jälkeen kaikki yritykset, joiden nimenkirjoitusoikeus hänellä on. Kun hän on valinnut listalta kuvaamonsa, hänet ohjataan takaisin valokuvapalvelimelle jatkamaan käyttäjätilin luontia. Yrityksen nimissä kirjautunut käyttäjä voi muokata Omat tiedot -välilehdellä kuvakuittiin tulostuvaa kuvaamon nimeä sekä lisätä yrityksen alaisia kuvaamoja julkiseen kuvaamoluetteloon. Käyttäjät, joilla ei ole yrityksen nimenkirjoitusoikeutta, voivat kirjautua yrityksen käyttäjätilille vasta saatuaan nimenkirjoitusoikeudelliselta henkilöltä siihen valtuutuksen. Valtuuksista kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa.
Kuvaamo voi halutessaan lisätä käyttäjätilille kuvaajien nimiä, joita käytetään kuvan syötön yhteydessä tarkenteina. Näiden tietojen avulla kuvaamo voi seurata yksittäisten kuvaajien syöttö- ja hylkäysmääriä. Nimet voivat olla esimerkiksi koko nimiä, etunimiä tai lempinimiä. Vaihtoehtoisesti isompi kuvaamoketju voi käyttää kuvaajien nimien sijasta kuvaamojen nimiä, jolloin yrityksen sisäistä seurantaa voidaan tehdä kuvaamokohtaisesti. Tässä ohjeessa oletetaan, että käyttäjätilille merkitään kuvaajia, mutta asialla ei ole järjestelmän käytön kannalta merkitystä. Omilla tunnuksillaan kirjautuvan yrityskäyttäjän nimi ei tule valokuvapalvelimelle saakka, joten sitä ei voida automaattisesti käyttää seurantaan.
Kaikilla nimetyillä kuvaajilla on alussa oletusarvona, että kuvat syötetään ohjatusti. Tämä tarkoittaa sitä, että kuvan syöttö on jaettu vaiheisiin, joissa kuvaohjeen vaatimukset käydään tarkistuslistojen avulla kohta kohdalta läpi. Edistyneessä kuvansyötössä tällaisia välivaiheita ei ole. Omat tiedot -sivulla voi muuttaa kuvaajien tietoja ja vaihtaa ohjatun kuvansyötön tilalle edistyneen, välivaiheettoman syötön.
3.1 Käyttäjien valtuutus
Yrityksen käyttäjätilille voivat kirjautua vain käyttäjät, joilla on yrityksen nimenkirjoitusoikeus, tai hänen valtuuttamansa henkilöt. Valtuutuksia hallinnoidaan Suomi.fi-valtuutuspalvelussa osoitteessa https://www.suomi.fi/valtuudet-tunnistaudu/. Valtuutuspalvelun käyttö ei ole tarpeen, mikäli kaikilla kuvaamossa kuvia syöttävillä henkilöillä on kuvaamon nimenkirjoitusoikeus.
Nimenkirjoitusoikeudellinen käyttäjä kirjautuu valtuutuspalveluun Suomi.fi-tunnistuksen avulla eli pankkitunnistuksella, mobiilivarmenteella tai henkilökortin sirulla olevalla kansalaisvarmenteella. Napsauta kirjautumisen jälkeen kohtaa ”Vaihda käyttäjäroolia” ja valitse yritys, jonka nimissä haluat valtuuttaa henkilön. Valitse sen jälkeen toiminto "Lisää uusi valtuus" ja merkitse valtuuden tyypiksi ”Asiointivaltuus”, joka näkyy kohdassa ”Valtuus liittyy tämän yrityksen valtuuksiin”. Valitse sitten valtuutettava henkilö ja merkitse valtuuden voimassaoloaika.
Valtuutettu käyttäjä kirjautuu valokuvapalvelimelle valitsemalla kirjautumisikkunasta vaihtoehdon "Kirjaudu yrityksen nimissä". Kirjautumisen jälkeen hänelle näytetään yritykset, joiden nimissä hänet on valtuutettu kirjautumaan palveluun. Kun hän valitsee listalta yrityksen, hänet siirretään valokuvapalvelimelle ja hän voi aloittaa kuvien syöttämisen.
4. Kuvan syöttäminen
Aloita kuvan syöttäminen painamalla etusivun painiketta Uusi kuva tai napsauttamalla Uusi kuva -välilehteä.
Molemmat vaihtoehdot vievät samalle kuvansyöttösivulle, jossa on kenttä kuvassa olevan henkilön lempinimelle.
Jos saat tässä kohdassa ilmoituksen järjestelmävirheestä, todennäköisin selitys on kuvan virheellinen mitoitus. Kuvan täytyy olla mitoiltaan tarkalleen 500 x 653 pikseliä ja tallennuskooltaan enintään 250 kilotavua. Mikäli poikkeama on maltillinen, järjestelmä osaa antaa informatiivisen palautteen, mutta isommista poikkeamista aiheutuu järjestelmävirhe.
4.1 Henkilötietojen syöttäminen
Kuvattava henkilö voi antaa lempinimensä lupahallinnon valokuvapalvelimelle.
Kuvattavan henkilön ei kuitenkaan tarvitse antaa itsestään mitään tietoja. Tämä on erityisesti kaupallisten valokuvaajien syytä panna merkille: asiakasta ei voida vaatia antamaan henkilötietojaan tässä tarkoituksessa kuvaajalle. Lupahallinnon valokuvapalvelin antaa jokaiselle kuvalle yksilöllisen kuvatunnuksen, jonka avulla oikea kuva löytyy, vaikka asiakkaan nimeä tai muita henkilötietoja ei olisi kirjattu kuvan yhteyteen. Jos asiakas on tekemässä lupahakemustaan poliisin verkkopalvelussa, hänen on syötettävä kuvatunnus hakemuslomakkeeseen.
Mikäli kuvattavana on kerralla useita saman perheen jäseniä, on hyödyllistä liittää kuviin jonkinlaiset nimet, että asiakkaiden itsensä on helpompi muistaa, mikä kuvatunnus liittyy kenenkin kuvaan. Tällaisissa tapauksissa lempinimi riittää yleensä hyvin.
Valokuvaaja voi halutessaan järjestää kuvattavalle mahdollisuuden syöttää itse lempinimensä lupahallinnon valokuvapalvelimelle.
Jos asiakas ei halua antaa itsestään mitään tietoja, kaikki edellä mainitut kentät jätetään tyhjiksi. Jos olet epävarma henkilötietojen turvallisesta käsittelystä, syötä kuvat ilman niitä. Varmista aina, että asiakas saa kuvatunnuksen, koska muuten kuvan löytäminen voi olla hyvin vaikeaa.
4.2 Kuvaajan ja kuvan valitseminen
Valitse seuraavaksi kuvaajan nimi pudotusvalikosta. Kuvaa ei voi syöttää valitsematta kuvaajaa. Hae sen jälkeen kuva painamalla Selaa-painiketta ja valitsemalla oikea kuvatiedosto. Napsauta tämän jälkeen selainikkunan oikeassa alanurkassa olevaa Seuraava-painiketta. Kuva siirtyy järjestelmään, mutta ei vielä kirjaudu sinne virallisesti.
Seuraava vaihe on erilainen riippuen siitä, onko nimetylle kuvaajalle valittu ohjattu vai edistynyt kuvansyöttö.
4.3 Ohjattu kuvansyöttö
Ohjatussa kuvansyötössä kaikki kuvavaatimukset käydään kohta kohdalta läpi tarkistuslistojen avulla. Kuvan yläpuolelta voi napsauttaa näkyviin apuviivat, joiden avulla tarkistetaan pään koko ja asemointi kuvassa.
Kun kaikki tarkistuslistat on käyty läpi, voit viimeisessä vaiheessa päättää, syötätkö kuvan eteenpäin vai valitsetko uuden kuvan. Lupavirkailija arvioi kuvan laadun käsitellessään hakemusta, johon kuva on liitetty. Kuville ei ole ennakkotarkastusta.
Pyydä asiakasta antamaan matkapuhelinnumeronsa, sähköpostiosoitteensa tai mieluiten molemmat kuvakuitin lähettämistä varten. On erittäin suositeltavaa, että kuvan yhteyteen kirjataan sekä matkapuhelinnumero että sähköpostiosoite, sillä yhteystietoihin tulee aina joskus virheitä. Jos kuitti lähtee sekä tekstiviestinä että sähköpostitse, asiakas saa kuvakuitin, vaikka toiseen yhteystietoon tulisi virhe. Silloin kaikilta asianosaisilta säästyy paljon vaivaa.
Kun painat Lähetä kuva -painiketta, kuva kirjautuu virallisesti järjestelmään. Tässä vaiheessa kuvakuitti tulee näytölle, ja sen voi tulostaa paperille. Tulostettavan kuitin koko on oletuksena 10x15 cm, mutta valintalistasta voi valita myös kuittitulostimelle sopivan koon, 80x72 mm. Sähköiset kuitit menevät asiakkailta helposti hukkaan, joten on suositeltavaa antaa paperikuitti, vaikka se olisi lähetetty sähköisestikin.
Kuvakuitti sisältää kuvan yksilöllisen tunnuksen numerona ja viivakoodina, kuvaamon nimen ja kuvausajankohdan sekä asiakkaan nimen, mikäli hän on antanut sen kuvaa syötettäessä. Lisäksi kuitissa on asiakkaalle ohjeita valokuvapalvelimelle syötetyn kuvan käyttöön.
4.4 Edistynyt kuvansyöttö
Edistyneessä kuvansyötössä siirrytään kuvan valinnan jälkeen suoraan näytölle, jossa annetaan mahdollisuus kuvan vaihtamiseen sekä kentät matkapuhelinnumerolle ja sähköpostiosoitteelle kuvakuittia varten.
5. Lähetettyjen kuvien tarkastelu
Lähetetyt kuvat -välilehdellä on luettelo kaikista käyttäjätililtä lähetetyistä kuvista. Viimeksi syöttämäsi kuva näkyy listalla ensimmäisenä. Sen yhteydessä näkyy myös asiakkaan nimi, mikäli hän on antanut sen, kuvatunnus, kuvausajankohta ja kuvaajan nimi. Viimeisenä näkyy teksti "Ei arvioitu", eikä "Virkailija"-sarakkeessa ole vielä merkintää, mikäli asiakas ei ole vielä jättänyt hakemustaan käsiteltäväksi eikä kuvaa sen vuoksi ole vielä arvioitu.
Kuvaamon syöttämä kuva näkyy aina kuvaamon käyttäjätilillä. Jos asiakas itse kirjautuu valokuvapalvelimelle, hän ei näe kuvaamon syöttämää kuvaa vaan ainoastaan itse mahdollisesti syöttämänsä kuvat.
Saapuessaan jättämään lupahakemustaan poliisin tai Maahanmuuttoviraston lupapalvelupisteeseen asiakas antaa kuvakuitin lupavirkailijalle. Kuva löytyy kuvatunnuksen avulla. Jos asiakas on hukannut kuvatunnuksen, virkailija voi etsiä kuvan valokuvapalvelimelta myös kuvaamon nimen tai kuvausajankohdan perusteella, mutta koska kuvia voi olla järjestelmässä jopa miljoona, etsintä vie aikaa eikä välttämättä tuota tulosta.
Jos asiakas tekee hakemuksensa verkossa, hänen täytyy syöttää kuvatunnus hakemukseensa. Kun hakemus tulee poliisin tai Maahanmuuttoviraston käsiteltäväksi, kuva löydetään kuvatunnuksen perusteella.
Löydettyään kuvan lupavirkailija tarkistaa ensin, että se esittää hakijaa vertaamalla sitä hänen kasvoihinsa ja/tai lupajärjestelmässä ennestään oleviin kuviin. Sen jälkeen hän arvioi kuvan laadun ja joko hyväksyy tai hylkää sen. Kuville ei ole ennakkotarkastusta, vaan ne arvioidaan vasta sitten, kun niihin liittyvä passi- tai muu hakemus käsitellään. Mikäli kuva hylätään, virkailija merkitsee hylkäyssyyt sähköiseen lomakkeeseen. Kun kirjaudut seuraavan kerran lupahallinnon valokuvapalvelimelle, näet kuvan kohdalla merkinnän hyväksynnästä tai hylkäyksestä. Jälkimmäisessä tapauksessa näkyvissä ovat myös hylkäyssyyt sekä virkailijan mahdollisesti lähettämät terveiset, jolloin voit panna ne merkille seuraavia kuvia varten. Viimeisessä sarakkeessa näkyy kuvan arvioineen virkailijan nimi. Jos kuva on hyväksytty mutta sen yhteydessä näkyy silti hylkäyssyitä, virkailija on halunnut viestittää, että kuva on hyväksytty rimaa hipoen ja että kuvassa ilmenneet puutteet on jatkossa korjattava.
Näet ottamasi kuvan käyttäjätililläsi viikon ajan virkailijan antaman laatupalautteen jälkeen, jolloin voit verrata kuvaa palautteeseen. Sen jälkeen kuva katoaa näkyvistä ja käyttäjätilillesi jää vain anonymisoitua tilastotietoa. Kuvia säilytetään lupahallinnon valokuvapalvelimella kuitenkin tätä pidempään, kuuden kuukauden ajan kuvan syöttämisestä lukien. Tänä aikana kuva on viranomaiskäyttäjän noudettavissa ja asiakas voi liittää sen eri hakemuksiinsa.
Jos asiakas ei ole saanut kuvatunnusviestiä, voit lähettää viestin uudelleen. Yhteystiedot on syötettävä aina uudelleen, sillä aiempia yhteystietoja ei säilytetä järjestelmässä. Valitse kuva ja syötä matkapuhelinnumero tai sähköpostiosoite tai mieluiten molemmat. Paina sen jälkeen Lähetä-painiketta. Uudelleenlähetys ei onnistu enää sen jälkeen, kun kuvaa on käytetty ja viranomainen on arvioinut kuvan.
5.1 Lähetettyjen kuvien haku ja selailu
Lähetettyjen kuvien välilehdet tarjoavat erilaisia valmiita hakunäkymiä käyttäjätilin kuvatietoihin. Eri välilehtiä valitsemalla voit tarkastella pelkästään hyväksyttyjä kuvia, hylättyjä tai vielä arviointia odottavia. Yhdessä välilehdessä on hakutyökalu, jolla voit hakea kuvatietoja lempinimen, kuvausajankohdan, kuvatunnuksen, kuvaajan ja kuvan tilan (ei arvioitu, hyväksytty, hylätty) perusteella rajaten. Itse kuvan näkyminen riippuu siitä, kuinka pitkä aika sen arvioinnista on kulunut (ks. edellä).
5.2 Tilastotiedot
Lupahallinnon valokuvapalvelin kokoaa tilastotietoa käyttäjätilin kautta syötetyistä kuvista ja niiden saamista laatuarvioista. Voit käyttää tilastotietoja oman kuvaustoimintasi kehittämiseen.
Tilastotiedot ovat Raportointi-välilehdellä. Näet sieltä hyväksyttyjen, hylättyjen ja arviointia vielä odottavien kuvien kokonaismäärät sekä tulokset valokuvaajittain edellisen kuukauden ajalta. Kunkin käyttäjätilille nimetyn kuvaajan kohdalla mainitaan syötettyjen kuvien määrä, hylkäysprosentti sekä kuvissa esiintyneiden puutteiden jakauma.
6. Passikuvaohje, käyttöohje ja palaute
Passikuvavaatimukset ja valokuvapalvelimen käyttöohjeet on koottu omille välilehdilleen. Passikuvaohjeeseen on perehdyttävä tarkasti ennen kuvien syöttämistä valokuvapalvelimelle. Passikuvavaatimukset koskevat kaikkia lupatyyppejä, joiden kuvat toimitetaan valokuvapalvelimen kautta.
Palaute-välilehdellä annetaan sähköpostiosoite, johon voi lähettää passikuviin ja lupahallinnon valokuvapalvelimeen liittyviä kysymyksiä ja kommentteja.
7. Käyttäjätietojen muuttaminen ja poisto
Omat tiedot -välilehdelle on koottu käyttäjätiliin liittyvän yrityksen tai henkilön yhteystiedot sekä luettelo tiliin liitetyistä nimetyistä kuvaajista. Tietoja muokataan painamalla kyseisen tietolaatikon Muokkaa-painiketta.
Yksityishenkilö voi poistaa käyttäjätilinsä painikkeella "Poista käyttäjätili". Käyttäjätili ja kaikki sen kautta syötetyt kuvat poistuvat järjestelmästä. Yrityksen käyttäjätilin voi poistaa vain käyttäjä, joilla on yrityksen nimenkirjoitusoikeus. Yritystilin poistaminen ei poista sen kautta syötettyjä kuvia, vaan ne ovat edelleen liitettävissä hakemuksiin siihen saakka, kunnes ne normaaliin tapaan poistuvat järjestelmästä kuusi kuukautta syöttämisen jälkeen.
Julkinen kuvaamoluettelo -laatikossa voi lisätä tai poistaa kuvaamoja joiden halutaan näkyvän julkisessa kuvaamoluettelossa. Kuvaamoluettelon avulla sähköisten lupapalvelujen käyttäjät löytävät helposti kuvaamon, joka syöttää kuvan valokuvapalvelimelle.
Valokuvaajat-laatikossa voi lisätä ja poistaa kuvaajia sekä vaihtaa kuvaajakohtaisesti ohjatun kuvansyötön edistyneeksi tai toisinpäin.
8. Kuvaamoluettelo
Kuvaamoluettelo-välilehdellä luetellaan valokuvaamot, jotka sitoutuvat syöttämään passikuvat lupahallinnon valokuvapalvelimelle asiakkaan niin halutessa. Passikuvat tarkoittavat tässä yhteydessä kaikkia passikuvamallisia kasvokuvia, joita käytetään luvussa 1 luetelluissa asiakirjoissa ja luvissa.
Kuvaamoja voi hakea postinumeron, postitoimipaikan tai kaupungin/kunnan nimen perusteella, myös postinumeron alku tai postitoimipaikan/kaupungin/kunnan nimen osa riittää.
Käyttäjätilin haltija voi lisätä kuvaamonsa luetteloon tai poistaa ne sieltä Omat tiedot -välilehdellä. Luetteloon saa lisätä vain kuvaamon nimen, aukioloajat ja yhteystiedot. Mainostekstien, hintatarjousten ja muiden kaupallisten tiedotteiden lisääminen teksteihin on ehdottomasti kielletty.
9. Tiedotteet
Kirjautuneelle käyttäjälle näytetään poliisin lähettämiä tiedotteita, jotka liittyvät passikuvien laatuun tai järjestelmän käyttökatkoihin. Palvelun etusivulla näytetään heräte, kun uusi tiedote on ilmestynyt. Heräte poistuu, kun tiedotteen on lukenut.
